Ako to funguje
Virtuálna registračná pokladnica je aplikácia, ktorá beží online vo webovom prostredí Ministerstva financií. Je potrebné internetové pripojenie, pričom aplikácia funguje na PC, tablete či mobile, resp. aj na iných zariadeniach, ktoré majú prístup na internet.
Virtuálna registračná pokladnica (ďalej len „VRP“) predstavuje alternatívu voči elektronickej registračnej pokladni (ďalej len „ERP“). Umožňuje, štandardne ako aj ERP, zaevidovanie predajných položiek, ich cien a tlač dokladov. Prístupná je pre všetky podnikateľské subjekty bezplatne. Obmedzujúcim limitom je iba maximálny počet vyhotovených dokladov za mesiac – max 3000 ks. Ak chcete VRP využívať, musíte o to požiadať daňový úrad, ktorý Vám následne pridelení kód a prihlasovacie údaje. Môžete tak urobiť osobne alebo elektronicky na stránke https://vrp.financnasprava.sk/#/login – zvoľte žiadosť o pridelenie VRP (viď obrázok).
V žiadosti vyplníte vaše štandardné firemné údaje (Názov, sídlo,DIČ…..). Pozornosť venujte predajnému miestu. Je potrebné si zvoliť, či bude VRP viazaná na konkrétnu prevádzku alebo sídlo. Ak však VRP chcete využívať aj na mobilný predaj, je zvolte si v sekcii predajné miesto možnosť „Prenosná pokladnica“. Týmto spôsobom VRP nebude viazaná na konkrétnu prevádzku alebo sídlo. Môžete tak vystavovať bločky kdekoľvek, kde máte prístup na internet a poskytujete svoje služby za odplatu.
Žiadosť potom podpíšete, následne ju môžete naskenovať a poslať elektronicky ako prílohu Všeobecného podania na portáli finančnej správy v časti register, alebo ju môžete podať osobne v podateľni ktoréhokoľvek daňového úradu (Ak vypisujete žiadosť ručne, je potrebné ju vypísať dvakrát), alebo ju zašlete poštou daňovému úradu.
Po overení údajov uvedených v žiadosti vás pracovníci daňového úradu zaregistrujú a pridelia vám kód VRP. Prihlasovacie údaje na prístup do internetovej aplikácie VRP a samotný kód VRP vám daňový úrad doručí poštou v bezpečnostnej obálke do vlastných rúk na adresu, ktorú o vás daňový úrad eviduje v systéme. Prihlásiť sa do aplikácie VRP budete môcť až po doručení týchto údajov.
Všetky údaje o tržbách sa budú automaticky prenášať do systému finančnej správy, takže vaše príjmy budú ľahko kontrolovateľné. Webová aplikácia podporuje viaceré prehliadače – Internet Explorer, Safari, Firefox, Chrome a Opera. Aplikácia VRP je dostupná pre mobilné telefóny a tablety s operačným systémom Android a pre iPhone (minimálna verzia Android 4.X a iOS 8)
Výhody a nevýhody VRP
Medzi výhody VRP patrí :
- Nemusíte viesť pokladničnú knihu ani robiť dennú uzávierku. Ostáva vám iba povinnosť vyhotovovať pokladničné doklady, neplatné doklady a doklady označené ako „vklad“, mať vyobrazený vzor pokladničného dokladu.
- V prípade zmeny predajného miesta stačí túto skutočnosť len ohlásiť (pri klasickej ERP treba daňovému úradu predložiť knihu ERP)
- Pri ERP má podnikateľ povinnosť archivovať dennú uzávierku po dobu 5 rokov, pri VRP táto povinnosť nie je (Všetky údaje sú online na finančnej správe).
- Nie je potrebné riešiť servisnú organizáciu (v prípade ERP musíte žiadať servisnú organizáciu o výmenu fiškálneho modulu v prípade zmeny údajov alebo vyčerpania kapacity).
- Nemáte povinnosť zabezpečovať ochranu uložených údajov ako pri ERP, stačí zabezpečiť ochranu prihlasovacích údajov.
- Ukončenie používania VRP je jednoduchšie, nie je potrebné žiadať servisnú organizáciu o jej ukončenie a ani predkladať daňovému úradu pokladničnú knihu – pri VRP stačí len oznámiť ukončenie používania (aj elektronicky).
Medzi nevýhody VRP patrí :
- Potrebujete mať neustále online pripojenie na internet.
- Chod a funkčnosť celej VRP je závislá od pripojenia na internet a takisto od dostupnosti aplikácie zo strany finančnej správy.
- Potrebujete mať aj zariadenie, na ktorom bude bežať aplikácia (PC, notebook, mobil či tablet) vrátane tlačiarne.
- Nie je vhodná pre veľké množstvo tovarov alebo služieb – aplikácia nereaguje promptne a neumožňuje snímať čiarové kódy – napr. v potravinách by nebolo možné ju využívať – trvalo by to veľmi dlho.
- Nie je možnosť snímať čiarové kódy.
Overenie dokladu z VRP
Okrem samotnej aplikácie virtuálnej registračnej pokladne bude pre spotrebiteľov dostupná špeciálna aplikácia s názvom “Over doklad”. Táto bude slúžiť na kontrolu dokladov vystavených pomocou VRP. Každý doklad, vystavený cez virtuálnu registračnú pokladnicu, obsahuje unikátny QR kód. V aplikácii “Over doklad” tento kód zákazník nasníma a zobrazí sa mu doklad v elektronickej podobe. Takto si môže zákazník overiť, či vytlačený doklad z VRP nie je falošný alebo nejako pozmenený.
Ako riešiť poruchu pokladnice
Počas prerušenia prevádzky VRP je podnikateľ povinný vyhotovovať paragón. Paragón sa vyhotovuje v dvoch vyhotoveniach, pričom originál bez zbytočného odkladu odovzdá zákazníkovi a kópiu si ponechá. Paragóny sa číslujú vzostupne bez prerušenia a obsahujú údaje ako pokladničný doklad okrem ochranného znaku, pričom ako DKP podnikateľ uvedie DKP prevádzky, ktorá je prerušená. Kópie paragónov sú podkladom na vyhotovenie dennej uzávierky. Náhradnú evidenciu formou paragónov a následné vyhotovenie dennej uzávierky z nich podnikateľ uplatní aj pri používaní VRP.
Údaje z vyhotovených paragónov je podnikateľ povinný zaevidovať do VRP, ktorej prevádzka bola prerušená, najneskôr do desiatich kalendárnych dní po uplynutí mesiaca, v ktorom bola prevádzka VRP obnovená. Ak dôjde pri VRP k poruche koncového zariadenia (počítača, notebooku, tablet, mobilného telefónu, tlačiarne) musí obnoviť prevádzku tohto zariadenia do 48 hodín od vzniku poruchy alebo si do 48 hodín zaobstarať náhradné koncové zariadenie.
Eviduje len peniaze
VRP neumožňuje odlíšiť platenie platobnými kartami, poukážkami, či stravenkami od hotovosti. Ak vám teda zákazník zaplatí kartou, budete si to musieť poznačiť a večer potom hotovosť prepočítať tak, že platby inými platidlami zohľadníte tak, aby v pokladni nevzniklo manko.
PR: Ráno vloží obsluha do pokladnice hotovosť na rozmieňanie 40 eur. Zákazník zaplatí v hotovosti 35 eur – VRP zaeviduje tržbu. Zákazník zaplatí kartou 60 eur – VRP zaeviduje tržbu. Pokladnica teda eviduje hotovosť 135 eur (40+35+60), ale reálne je v pokladnici o 60 eur menej, a teda 75 eur.
„Preto si pokladník musí odkladať papieriky o platbách kartou, aby večer vedel povedať, že mu nechýbajú peniaze, lebo časť tržieb nebola hotovosť ale karta a peniaze prídu na účet podniku do banky.“
Tlačiareň k pokladni
Bločky z VRP možno tlačiť prakticky na akejkoľvek tlačiarni. Závisí to od podmienok, prevádzky a komunikácií medzi zariadením, z ktorého prevádzkujete VRP (mobil, tablet,PC) a tlačiarňou. Pripojiť sa do VRP je možné aj z viacerých zariadení – napríklad môžete mať PC a pripájať sa do VRP prostredníctvom neho a tlačiť na štandardnej tlačiarni. Keď však budete v teréne, viete sa pripojiť cez mobil a vytlačiť bloček cez minitlačiareň. Pozor však na to, že v rovnakom čase nie je možné sa prihlásiť v rámci jedného prístupu do VRP dvom pracovníkom naraz a ani do dvoch zariadení naraz.
Príručka k VRP zo stránky finačnej správy na stiahnutie tu
Ostatné informácie vrátane videonávodou poskytuje Finačná správa na svojom webe – kliknite tu